1 Intégration de Qualiopi et ISO 9001 en un SMQI
Pour bien définir le périmètre de cette étude, cet article va aborder uniquement les modalités spécifiques à la construction d’un SMQI**Abrev-1315394**, en tant que système de management de la qualité intégré. De ce fait, les éléments répondant naturellement et directement aux référentiels ISO 9001 et Qualiopi ne représentent pas ici un objectif principal. Par rapport aux écarts constatés dans l’article « Qualité et organisme de formation : analyse comparative des référentiels Qualiopi et ISO 9001 » (§ 5), l’intégration de Qualiopi et ISO 9001 repose essentiellement sur la mise en œuvre d’une approche processus et l’implication de la direction définie dans le principe de management et le chapitre 5, « Leadership », points développés ci-après.
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1.1 SMQI et approche processus
Afin de répondre aux deux normes qualité, il est nécessaire de satisfaire aux exigences des chapitres ISO 9001 aussi bien qu’aux indicateurs et critères Qualiopi. Au sens de l’ISO 9001 :
NF EN ISO 9001:2015
§ 4.4 Système de management de la qualité et ses processus – 4.4.1
L’organisme doit établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer en continu un système de management de la qualité, y compris les processus nécessaires et leurs interactions, en accord avec les exigences de la présente Norme internationale.
La première étape de cette approche consiste donc à définir les processus clés d’un SMQI**Abrev-1315394**. Afin d’avoir cette compréhension globale du fonctionnement d’un OF**Abrev-1308656**, cette approche processus est fondamentale. La représentation ci-après sous forme de cartographie des processus permettra de structurer et systématiser les activités d’un OF**Abrev-1308656** en voie de certification (Figure 1.1).
Figure 1.1 Cartographie des processus SMQI
La cartographie proposée prend en compte les exigences de la norme NF EN ISO 9001:2015 mais également les critères Qualiopi. Elle est structurée selon trois grandes catégories des processus :
- Les processus de management : ils permettent de piloter l’organisme et d’assurer le bon fonctionnement du système. Le processus M1 « Pilotage stratégique et commercial » correspond au critère 6 de Qualiopi, en couvrant en plus les aspects de leadership et d’approche processus. Dans le M2 « Surveiller, mesurer, analyser et améliorer le SMQI**Abrev-1315394** » on retrouve le critère 7, bien que le processus comprenne également les éléments de planification d’un SMQ**smq-00379** et l’approche risque ;
- Les processus de réalisation : ils visent directement la prestation des services proposés par l’OF**Abrev-1308656**. Le processus R1 « Concevoir et adapter la prestation » correspond bien au critère 2 du référentiel national qualité. Le critère 3 est représenté par R2 « Mettre en œuvre la prestation » ;
- Les processus support : ils contribuent au bon déroulement des processus de réalisation en mettant à leur disposition les ressources nécessaires. On notera que S1 « Accueillir, informer et communiquer », S2 « Identifier, mettre en œuvre et maîtriser les ressources » et S3 « Identifier, garantir et gérer les compétences » correspondent respectivement aux critères 1, 4 et 5 de Qualiopi.
Pour détailler et caractériser chaque processus présent sur la cartographie du SMQI**Abrev-1315394**, nous utiliserons la formalisation selon la représentation graphique du modèle « Tortue de Crosby », nommée fiche d’identité et de pilotage de processus (FIPP**Abrev-1315284** ; voir l’outil téléchargeable « Fiche d’identité et de pilotage de processus : Outil ». Cette représentation permet de mettre en évidence visuellement et de répondre à l’ensemble des éléments exigés par le paragraphe 4.4 de la norme NF EN ISO 9001:2015, « Système de management de la qualité et ses processus ».
De plus, cette FIPP**Abrev-1315284** permettra au pilote du processus, au moment des audits internes et externes, d’avoir les éléments associés à ses activités répondant aux exigences des différents chapitres de la norme NF EN ISO 9001 impactant son processus : les « entrées » et les « sorties » correspondant au paragraphe 4.4.1, les « Ressources matérielles » et les « Ressources humaines » (§ 7.1), l’analyse des « Risques » (§ 6.1) , la surveillance (§ 9.1) et le « Plan d’action » relatif à l’amélioration (§ 10).
Afin de satisfaire au référentiel national Qualité, chaque FIPP**Abrev-1315284**, selon le modèle présenté ci-après, tient également compte des exigences Qualiopi et correspond à un critère. Par exemple, la FIPP**Abrev-1315284** du processus R2 « Mettre en œuvre la prestation » permet de satisfaire au critère 3 de Qualiopi (Figure 1.2). À travers les éléments constitutifs de la FIPP**Abrev-1315284**, on répondra donc implicitement aux indicateurs et aux éléments de preuves exigés par le référentiel national qualité. Par exemple, la composante « Surveillance » de cette FIPP**Abrev-1315284** R2 permettra de répondre totalement ou partiellement aux indicateurs 10 « Mise en œuvre de l’action », 11 « Évaluation des objectifs opérationnels », 13 « Coordination et progressivité des apprentissages » et 16 « Conditions de présentations aux examens de Qualiopi » qui pourront être présents également dans d’autres éléments constitutifs de cette FIPP**Abrev-1315284**.
Figure 1.2 FIPP modèle (processus R2)
Correspondant aux différents chapitres de la norme NF EN ISO 9001:2015, les composantes de la FIPP**Abrev-1315284** répondent également de manière induite et opérationnelle à d’autres critères Qualiopi, tels que le critère 2 pour « Exigences » ou les critères 4 et 5 pour « Ressources ».
Dans un tableau Excel sous forme d’outil téléchargeable ainsi que dans sa note explicative (« Outil Qualiopi et ISO 9001 : tableau de correspondance », « Outil Qualiopi et ISO 9001 : mode d’emploi »), la correspondance entre les chapitres de la norme NF EN ISO 9001:2015 et les critères et indicateurs Qualiopi en associant les processus d’un SMQI**Abrev-1315394** est présentée de manière plus complète et détaillée.
Avec cet alignement à plusieurs niveaux entre deux référentiels, il est évident que les éléments de preuves de Qualiopi vont largement alimenter les composantes de la FIPP**Abrev-1315284**. Par exemple, les données d’entrée de l’activité d’accueil vont comprendre le calendrier de rentrée, la fiche d’accueil pré-rentrée, le guide des études et d’accueil. La composante « Informations documentées » contiendra les documents tels que règlement intérieur, livrets d’accueil et de compétences, carnets de suivi (pour les CFA**cfa-1313873**), etc. Il est à noter que ces éléments répondent aux exigences de la norme NF EN ISO 9001 en termes de maîtrise documentaire, les enregistrements et preuves associés faisant partie des informations documentées nécessaires.
Le choix de représenter et caractériser les processus du SMQ**smq-00379** par l’intermédiaire des FIPP**Abrev-1315284**, structurées selon le modèle de la Tortue de Crosby, facilitera la démarche d’un OF**Abrev-1308656** qui souhaiterait s’orienter, de manière complémentaire, vers d’autres référentiels comme la NF EN ISO 14001:2015 et l’ISO 45001:2018. Dans ce cas, la FIPP**Abrev-1315284** resterait un outil indispensable et aurait juste à être complétée afin de répondre aux exigences d’un système de management intégré (QSE**qse-00168**).