1 Planifier et préparer, l’étape clé
La norme expérimentale XP X30-036, dont l’objet est d’« aider les organisations à intégrer les lignes directrices de la NF ISO 26000 dans leur système de management », consacre trois chapitres à la planification, au sens large de la première lettre du PDCA. Ceux-ci sont numérotés selon la structure HLS[1] : § 4 (Contexte), § 5 (Leadership) et § 6 (Planification opérationnelle). Aborder ces trois parties est une condition sine qua non pour cadrer un système de management dont les aspects opérationnels sont traités aux § 7 (Support) et 8 (Activités).
En effet, selon NF EN ISO 9000 (§ 3.5.3), un système de management est un dispositif qui permet à une organisation de définir ses politiques, ses objectifs et ses processus dans le but d’atteindre les objectifs fixés. Les éléments constitutifs du système de management sont multiples : structure de l’organisation, rôles et responsabilités, planification, règles, principes ou « convictions » de l’organisation… en bref tous les points abordés dans les trois chapitres précités. Le système de management peut, selon une des notes de la définition NF EN ISO 9000, aborder un ou plusieurs domaines. L’intégration de la RSO dans un système de management traitant d’un autre domaine s’inscrit bien dans le propos de cette note.
Un des intérêts de la nouvelle structure HLS est donc de proposer une logique dans l’élaboration d’un système de management, mono ou multi-domaines, en préparant dans les paragraphes 4 à 6 les éléments de politique, stratégie et gouvernance (traitement des risques-opportunités compris) qui constitueront les fondements du système. Les anciennes versions des systèmes de management n’abordaient pas suffisamment ces aspects, ce qui avait provoqué, avec le temps, un manque de lien entre le cadre politique et stratégique des entreprises (ou autres organisations) et leurs démarches opérationnelles. Avec la HLS, le message est clair : chaque processus doit contribuer aux grandes orientations stratégiques.