1 Établir impérativement un diagnostic de la situation propre à chaque entreprise ou organisme
Comme nous l’avons évoqué dans « Menaces sur la productivité quotidienne des collaborateurs », diverses enquêtes et études tirent la sonnette d’alarme[1].
Un diagnostic de la situation propre à chaque entreprise ou organisme est, évidemment, la première étape incontournable.
Sachant que le temps de travail quotidien des collaborateurs est grignoté par une série de faits, de tâches et de contraintes non directement « productives » que nous avons énoncées, il s’agit maintenant de reprendre le constat point par point pour esquisser les pistes menant à des solutions pratiques.
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1.1 Limiter le temps passé par chacun en « reporting »
Les solutions sont multiples, mais découlent avant tout d’un engagement fort des Directions d’entreprises ou d’organismes : alléger au strict minimum les procédures de reporting « manuel » avec saisie de données chiffrées, de rédaction de compte-rendu divers, etc. Cette démarche passe par une série de questions à se poser et d’étapes à franchir :
- Quelles sont les informations recueillies actuellement au niveau de chacun des processus de l’entreprise (le terme « processus » étant pris ici au sens de celui donné par la norme NF EN ISO 9001:2015) ?
- Comment pouvons-nous classer ces informations en plusieurs catégories : informations vitales (par exemple pour répondre à des exigences légales et/ou pour assurer la survie de l’entreprise), informations importantes (et réellement utilisées), informations secondaires, informations inutiles ?
Il est évident que l’on doit confronter plusieurs points de vue, y compris celui des « collaborateurs de base » concernés. Cela ne sera jamais facile en raison des polémiques immanquablement soulevées : « J’ai vraiment besoin de telle et telle information »… Chacun va défendre son « pré carré » mais, ne l’oublions pas, il s’agit aussi d’un jeu de pouvoir. Donc il faudra, lors de ce travail de classement, un vrai pilote « main de fer dans un gant de velours ».
Le classement fera cependant généralement vite apparaître que la catégorie « informations vitales » est réduite à quelques informations ou indicateurs. De même, la catégorie « informations importantes » pourra généralement être fortement allégée.
- Quels sont les collaborateurs concernés et/ou impliqués par ce reporting ? Quel temps réel leur est nécessaire pour saisir et/ou interpréter les données ?
- Quel est le rapport gain/coût des différentes procédures de reporting ?
- Pouvons-nous automatiser certains aspects du reporting : par exemple enregistrer automatiquement le temps passé par les collaborateurs sur des dossiers traités ?
Prenons une image simple : celle du tableau de bord d’une voiture. L’indispensable : le compteur de vitesse (sécurité et aspect légal) et le compteur kilométrique (aspect légal et aspect pratique), la jauge de carburant (aspects pratique incontournable). L’important : température d’huile (aspect pratique et sécurisation du moteur), etc.