1 La pyramide des documents
Les documents relatifs au système de management d’un organisme, c’est-à-dire au « système permettant d’établir une politique et des objectifs qualité et d’atteindre ces objectifs » (cf. NF EN ISO 9000:2005, § 3.2.2), sont principalement :
- le ou les manuels de management (qualité ou assurance qualité, environnement, sécurité, etc.) ;
- la cartographie des processus ;
- les divers types de plans ou programmes (qualité ou assurance qualité, environnement, sécurité, etc.) ;
- les procédures nécessaires au système de management ;
- et les différents documents opérationnels de mise en œuvre du système de management : définitions de fonctions, instructions, modes opératoires, consignes, spécifications, formulaires, gammes de fabrication et de contrôle, programmes d’audits qualité, procès-verbaux, attestations, comptes rendus, et, plus généralement, tous enregistrements de démonstration des résultats obtenus.
La nature de ces documents, leur importance en nombre, leur typologie et leur mode d’utilisation dépendent bien entendu de la nature de l’organisme (groupe industriel, PME-PMI, unité de production, prestataire de service, administration), ainsi que de la politique et des objectifs qualité, environnement, sécurité, etc.
Les manuels qualité ou de management sont souvent représentés au sommet d’une pyramide des divers documents car, décrivant la totalité du système de management de l’organisme, mais restant très généraux, ils font référence à l’ensemble des documents d’application existants qu’ils recouvrent, c’est-à-dire aux procédures générales, aux documents sectoriels ou aux documents spécifiques aux diverses fournitures.
Les figure 1.1, figure 1.2, figure 1.3 donnent plusieurs exemples de pyramides schématisant la hiérarchisation de la documentation des systèmes de management.
