1 Les relations avec les prestataires externes
Dans l’ISO 9001:2015 1 , la notion de « prestataires externes » remplace celle plus réductrice « d’achats ».
Dans la plupart des cas, nous achetons (ou nous cherchons ailleurs) ce que nous ne savons pas faire. Dans une organisation qui met en œuvre un système de management de la qualité, il y a les processus du périmètre d’application qui sont sous la responsabilité directe de la direction concernée et le reste du monde. Nous développons par conséquent avec des partenaires externes des relations qui peuvent être commerciales (achats) ou non commerciales comme, par exemple, un service de gestion des RH réalisé par une fonction centrale d’un groupe pour une entité de production. Ces activités qui ont une incidence sur la prestation de l’organisme, même s’ils ne sont pas sous la responsabilité directe de la direction de l’organisme, sont également dans le périmètre et la direction doit maîtriser la qualité des produits ou services achetés ou fournis par des entités externes. Deux cas se posent alors. Celui qui associe des partenaires choisis par la direction et c’est le cas des achats (sauf quelques exceptions lorsque le fournisseur par exemple est imposé par le client) et celui qui associe des partenaires incontournables comme dans le cas des fonctions centrales d’un groupe (RH, systèmes d’information, logistique, etc.). Lorsque la relation est décidée par la direction (elle choisit son partenaire fournisseur), il est impératif de sélectionner ceux avec lesquels elle se propose de travailler.
-
1.1 Evaluation préalable et sélection
Il peut y avoir deux étapes et deux approches successives de l’évaluation. Il y a d’abord l’évaluation préalable, qui conduit à la sélection d’un prestataire. Il y aura ensuite l’évaluation régulière des prestataires (la réévaluation), qui permet de vérifier que le niveau de qualité ne varie pas dans le temps.
Une évaluation préalable peut conduire à un audit du prestataire si la nature des produits et services fournis le justifie (composants stratégiques) ou se faire sur de simples considérations de proximité par exemple pour l’achat de produits sur catalogue à un grossiste.
C’est en analysant les fournisseurs que les critères de sélection apparaissent d’eux-mêmes.