1 Gérer les e-mails pour être vraiment professionnel
Force est de constater que même si l’e-mail est très utilisé en entreprise, il est souvent très mal géré, en interne comme en externe. Pourtant, cet outil est très intéressant car, contrairement au téléphone, il n’est pas intrusif : le destinataire le regarde quand il veut ou peut, et répond de même. À condition que l’e-mail ne parte pas en « spam » (courriel non sollicité), ne soit pas effacé par mégarde, etc. Alors, voici quelques conseils importants en milieu professionnel.
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1.1 Envoyer des e-mails «polis»
Mettez-vous toujours à la place du destinataire et adaptez l’e-mail en conséquence.
Ajoutez systématiquement une introduction, même pour un partage interne : vous ferez gagner du temps à votre contact tout en évitant le côté « mécanique ». En externe, ne pas en utiliser est impoli. Souvent un simple « bonjour » suffit, inutile d’utiliser le « monsieur » ou « madame », sauf impératif hiérarchique. Pour un collègue proche, un « salut » est possible. Pour un partage en interne, un résumé du contenu transmis est apprécié.
Mettez ensuite l’essentiel en premier : vous aurez plus de chances d’être vraiment lu(e). Dans le corps de l’e-mail, selon l’échange en question, n’hésitez pas à glisser une note personnelle qui montre que vous vous souvenez du contact. Il sera touché que vous lui demandiez si ses vacances se sont bien passées ou s’il se remet bien de son opération. Ne « zappez » pas ces détails qui humanisent le contact professionnel : ils peuvent faire une réelle différence dans le relationnel, en interne comme en externe.
Pour finir, comme dans la « vraie » vie, terminez toujours l’e-mail par une formule de politesse. Un simple « cordialement » passe partout. Mais pour des connaissances ou collègues, préférez une approche plus personnelle telle que « bonne soirée », « bon week-end », etc., qui place votre e-mail dans le temps et le rend plus cordial. Ces formules peuvent être utilisées sans problème avec des clients, fournisseurs ou autres contacts que l’on connaît déjà un minimum.
Terminez par votre nom complet ou prénom, selon le niveau de contact. Sauf si une signature d’e-mail automatique le précise (voir point suivant). Il est essentiel de bien vous identifier auprès du destinataire, marque de politesse indispensable. Et, bien entendu, relisez pour éviter les mots oubliés et autres coquilles, il s’agit d’une marque de respect.