Actualités - 16/07/2021

Comment savoir si une procédure doit être formalisée ou non ?

Centres d'intérêt : Qualité / Famille ISO 9000 / Qualité / Documentation / QSE / Risk management

Par Mougin Yvon

Et ce, en fonction des risques qu’elle permet de réduire ou d’éviter. C’est l’exigence de mettre en œuvre un management des risques dans les organismes qui a permis de ne plus avoir la nécessité de formaliser obligatoirement des procédures.

La locution « procédure documentée » que l’on trouvait dans les anciennes versions du référentiel ISO 9001 obligeait les organismes à formaliser certaines bonnes pratiques. Celles-ci étaient au nombre de vingt dans la version de 1994, réduit à six dans la mise à jour de 2000 et aucune dans la dernière version. Cela ne signifie pas que les procédures documentées sont interdites, mais l’approche de la documentation nécessaire devient raisonnable.

En effet, les procédures documentées ne doivent exister que dans la mesure où elles permettent de réduire ou de faire disparaître un risque qui pourrait impacter la qualité des produits et services fournis. Une procédure documentée est par conséquent à appliquer de manière absolue et sans discussion. On pourrait la comparer au Code de la route. Il s’agit là d’une règle que l’on ne peut ignorer car son respect épargne des vies humaines en matière de circulation. Une procédure documentée interne a un objectif identique. Elle permet de réduire par exemple les non-conformités, le non-respect des exigences de la norme ISO 9001 (ou d’un autre type de référentiel d’ailleurs, peu importe), etc.

Le rédacteur d’une procédure documentée doit aujourd’hui se poser au préalable deux questions : « Quel risque inacceptable peut avoir une incidence sur la conformité de telle ou telle donnée de sortie ? » et « Est-ce qu’une formalisation du mode opératoire peut réduire ou éliminer ce risque ? »

Actualités - 16/07/2021

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