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Actualités - 13/01/2023
Comment apporter de l’efficacité en matière de communication ?
Rubrique Question de la semaine
Centres d'intérêt : Conduite de projet / Parties prenantes / Qualité / Efficacité professionnelle / Qualité / Technologies de l'information / QSE / Social
Par
Mougin Yvon
En impliquant les destinataires des informations communiquées et en tenant compte de leur avis quant à l’utilité desdites informations.
Les exigences en matière de communication sont laissées à l’initiative des organisations qui, en gros, doivent décider de ce qui est utile de ce qui ne l’est pas.
L’utilité d’une information pourrait être décidée par le destinataire. Bien entendu, cela soulève tout de suite le problème de la méthode que l’on utilisera pour cela. Cependant, il faut d’abord se remettre en mémoire un principe du management de la qualité, celui de la satisfaction des clients. Je m’explique : en matière de qualité, le principe est que le fournisseur écoute les attentes et les besoins de son client et, ensuite, lui donne une réponse adaptée (produit ou service). Or une information est un livrable. C’est une donnée de sortie d’un poste de travail, par définition. Alors, pourquoi n’applique-t-on pas cette règle à l’information ? Pourquoi c’est l’émetteur (le fournisseur) qui inonde tout un chacun d’informations dont la plupart ne présentent aucun intérêt pour les destinataires, et, surtout, sans se préoccuper auparavant de savoir si cette information est utile ou non pour chacun d’eux (les clients). Il conviendrait par conséquent que les émetteurs de mails ne mettent en copie que les personnes auxquelles ils auront auparavant demandé leur intérêt au sujet de l’affaire traitée. Cela peut paraître être une usine à gaz, mais le temps que l’on perd chaque matin à lire les mails, les erreurs que l’on commet en lisant trop vite et en laissant passer la seule info majeure qui nous concerne est une forme d’usine à gaz, non ?
En principe, dans une entreprise, la plupart des échanges se font autour de projets ou de sujets déterminés. Faire le tour des popotes à la genèse de l’affaire en demandant à tous les responsables de fonctions quels sont ceux intéressés par la question permettra ensuite de faire des économies de temps (aux autres).